Проєкт редакції для погодження від 11 вересня 2026 року — версія 3.5
Ця Політика визначає порядок обробки персональних даних під час відвідування сайту clubbase.fit та користування системою ClubBase. Постачальником Сервісу є Фізична особа — підприємець Шаповал Максим Васильович, РНОКПП 3684002118, надалі — «ClubBase» або «Ліцензіар».
Політика поширюється на відвідувачів, Клієнтів, Адміністраторів і Користувачів та на персональні дані в Контенті, який вони передають до Сервісу. Значення термінів встановлені Умовами доступу та користування системою ClubBase.
1. Загальні положення
1.1. ClubBase обробляє персональні дані відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» та інших обов’язкових норм, застосовних до відповідних відносин. Ця Політика діє разом з Умовами доступу та користування.
1.2. Під час реєстрації Клієнт ознайомлюється з цією Політикою і підтверджує ознайомлення відповідною позначкою. Згода на обробку, для якої вона потрібна, надається шляхом окремого підтвердження із зазначенням мети. Така згода не є дозволом на використання даних для будь-яких неповідомлених цілей.
1.3. Дані, необхідні для створення кабінету, виконання договору, розрахунків, безпеки та законних облікових обов’язків, обробляються також на відповідних договірних і законних підставах. Відкликання згоди не припиняє обробку, яка має іншу належну правову підставу. Згода на рекламу чи необов’язкові технології не є умовою доступу до основного Сервісу.
1.4. Клієнт забезпечує правомірність передання Контенту та даних інших осіб, зокрема отримує необхідні дозволи й повідомляє відповідних осіб. Щодо бази Клієнта ClubBase діє за його дорученням у межах функцій Сервісу. Для власної реєстрації, підтримки й розрахунків ClubBase самостійно визначає належні цілі обробки.
2. Дані та цілі обробки
2.1. ClubBase може отримувати ім’я, контактні дані, назву й реквізити організації або підприємця, роль Користувача, налаштування профілю та інші відомості, які надаються під час реєстрації чи звернення до підтримки. Вони потрібні для створення та обслуговування кабінету, керування доступами й зв’язку. За потреби перевірки територіальної доступності Сервісу обробляються також надані Клієнтом відомості про країну проживання.
2.2. Контент включає записи, контакти, повідомлення, документи, файли та інші матеріали, внесені Клієнтом або його Користувачами, зокрема через інтеграції. Він обробляється для виконання замовлених функцій Сервісу та запитів підтримки. Клієнтська база не використовується ClubBase як власний список для реклами.
2.3. Для розрахунків обробляються реквізити платника, рахунки, суми, валюти, дати й статуси операцій, їхні ідентифікатори, зафіксовані курси й строки дії пропозицій, внески, окремі бонуси, їх використання та коригування. Зберігаються також дані про розрахункові періоди й застосовану версію умов. Вони потрібні для правильного нарахування плати, окремого обліку власних і бонусних коштів, підтвердження платежів, виконання облікових обов’язків та вирішення спорів.
2.3.1. Для автопоповнення зберігаються факт, дата, час і зміст або версія дозволу, обрані сума й цикл, графік, його зміни, відомості про відкликання та попередні повідомлення з погодженими параметрами операції. Для виконання платежів ClubBase зберігає зашифрований токен платіжного постачальника з обмеженим доступом, а не повний номер картки чи CVV/CVC. Платіжні реквізити обробляє платіжний постачальник у своєму інтерфейсі. Не слід передавати підтримці ClubBase PIN, CVV/CVC або одноразові банківські коди. Після відключення автопоповнення токен не використовується для нових автоматичних списань за відкликаним дозволом; відомості про вже наданий дозвіл і виконані операції можуть зберігатися за пунктом 4.6.
2.4. Технічні дані можуть включати IP-адресу, тип пристрою й браузера, відомості про сесію, дії та помилки. Вони використовуються для роботи Сервісу, захисту, діагностики та вдосконалення функцій. Файли cookie та подібні технології застосовуються для входу, налаштувань і, за належною підставою, аналітики. Необов’язкові технології, для яких потрібна згода, не вмикаються до її отримання; їхнє призначення, строки та спосіб керування повідомляються через налаштування таких технологій.
2.5. Контакти Клієнтів і Користувачів можуть використовуватися для службових повідомлень, опитувань, інформування про нові можливості та маркетингові пропозиції ClubBase. Для реклами отримується згода або застосовується інша дозволена законом підстава. Від рекламних повідомлень можна відмовитися через засіб відписки або звернення на контактну адресу. Необхідні повідомлення щодо договору, оплати та безпеки надсилаються незалежно від рекламної підписки.
2.6. Підключені Клієнтом інтеграції можуть передавати до ClubBase дозволені контакти, повідомлення, ідентифікатори й інші дані. Клієнт самостійно керує такими підключеннями та правами своєї команди. Відповідальність за передання ним стороннім особам паролів або ключів доступу визначається Умовами користування.
2.7. Дані обробляються на інфраструктурі, залученій для роботи Сервісу. Для міжнародного передання має існувати належна правова підстава. Відомості про фактичних отримувачів і країни обробки надаються до відповідного передання, коли цього вимагає закон, та за належним запитом. Умови зовнішніх функцій, зокрема штучного інтелекту, можуть передбачати обробку в інших країнах; місце основної бази саме по собі не визначає місце всіх таких операцій.
2.8. ClubBase може публікувати відгуки та матеріали про використання Сервісу. Надання тексту, зображення чи відео саме для оприлюднення означає дозвіл використати його в погодженому обсязі, зокрема на сайті та в маркетингових матеріалах. Наявність приватного листування або користування Сервісом сама по собі не є дозволом оприлюднювати його чи зображення людини. Для матеріалів із даними інших осіб мають бути належні дозволи. Звернення щодо виправлення або видалення відгуку надсилаються на електронну пошту ClubBase.
2.9. Для розмежування імітації та реальних платежів обробляються позначка режиму, демонстраційні операції й залишки, дата переходу, повідомлення про нього та відповідні підтвердження Клієнта. Тестові платіжні записи відокремлюються від відомостей про фактично отримані кошти. Вони не є підтвердженням реального платежу чи згоди на реальне автопоповнення.
3. Передання даних
3.1. Доступ до Контенту мають уповноважені Клієнтом Адміністратори й Користувачі в межах визначених ним прав. Працівники та виконавці ClubBase отримують доступ лише для виконання відповідних завдань і з обов’язком конфіденційності.
3.2. Дані можуть надаватися постачальникам інфраструктури, зберігання, зв’язку, платежів та підтримки в обсязі, необхідному для роботи Сервісу й виконання договору. Саме залучення постачальника не дозволяє йому використовувати дані для непов’язаних власних цілей. Попереднє повідомлення або погодження забезпечується там, де воно є обов’язковим.
3.3. Передання до сторонніх інтеграцій здійснюється за налаштуваннями та дозволами Клієнта. Самостійна обробка стороннім постачальником регулюється також його умовами. Особливості передання запитів до штучного інтелекту викладені в розділі 6.
3.4. Відомості можуть бути надані суду або компетентному органу за належною законною вимогою, а також використані в необхідному обсязі для захисту прав у спорі. Запит сторонньої особи без відповідної підстави не дає права розкривати базу Клієнта.
4. Права осіб і строки зберігання
4.1. Особа може запитати доступ до своїх персональних даних, інформацію про мету, джерела й отримувачів, вимагати виправлення, припинення неправомірної обробки та видалення у встановлених законом випадках. Також застосовуються права на обмеження, заперечення й перенесення даних, коли вони передбачені відповідним законодавством.
4.2. Згоду можна відкликати через звернення до ClubBase. Відкликання не робить незаконною попередню обробку та не скасовує інших належних підстав для її продовження. Скаргу щодо обробки можна подати Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини, іншому компетентному органу або до суду.
4.3. Звернення надсилаються на [email protected]. ClubBase може перевірити особу та повноваження заявника в необхідному обсязі. Запити щодо Контенту конкретного Клієнта опрацьовуються разом із ним; це не дозволяє передавати заявнику дані інших осіб без належної підстави. Звернення розглядаються у встановлені законом строки.
4.4. Дані зберігаються протягом строку, необхідного для відповідної мети та виконання договору. Після блокування за несплату або припинення користування, у тому числі добровільного, робочий Контент зберігається 14 календарних днів від відповідної дати. У цей строк Клієнт може отримати його через доступний експорт або підтримку, а при блокуванні за несплату — також відновити користування після погашення боргу.
4.5. Після завершення цього строку робочий Контент може бути видалений без додаткового погодження, якщо роботу не відновлено. Довші обов’язкові строки отримання чи перенесення даних зберігаються. Вчасно поданий запит на експорт опрацьовується до видалення відповідних даних. Правила узгоджуються з розділом 4 Умов користування.
4.6. Розрахункові документи, підтвердження згод та відомості для виконання закону або розгляду спору можуть зберігатися довше з обмеженим доступом. Видалення резервних копій залежить від циклу їх оновлення; видалені дані не повинні повертатися до звичайного використання після відновлення копії. Строки для даних у зовнішніх функціях визначаються також розділом 6.
5. Захист інформації
5.1. ClubBase забезпечує правові, організаційні та технічні заходи, спрямовані на захист від несанкціонованого доступу, втрати, зміни та розголошення даних. Заходи охоплюють керування доступами, захист сесій і передання даних та перегляд налаштувань безпеки з урахуванням ризиків.
5.2. Клієнт захищає власні пристрої, засоби входу та ключі інтеграцій і своєчасно припиняє доступ неуповноважених Користувачів. Ці обов’язки не скасовують власних обов’язків ClubBase щодо безпеки.
5.3. При підозрі на інцидент необхідно повідомити підтримку. ClubBase перевіряє обставини, вживає заходів для обмеження наслідків та забезпечує повідомлення, обов’язкові за застосовним законодавством.
6. Дані у функціях штучного інтелекту
6.1. Для вбудованих функцій штучного інтелекту передбачено використання сервісів OpenAI та моделей Claude компанії Anthropic через відповідні API. При виконанні запиту можуть передаватися текст, обраний контекст, файли та інші дані, необхідні для завдання. Запити й результати використовуються для надання відповідної функції, підтримки та безпеки. Передання всієї клієнтської бази без потреби в конкретному завданні не передбачається.
6.2. За стандартними умовами API OpenAI та Anthropic вхідні дані й результати за замовчуванням не використовуються для навчання моделей. Окрема згода на передання даних для вдосконалення моделей або надсилання відгуку з такими даними може змінювати умови їх використання згідно з правилами постачальника. Звичайний дозвіл Клієнта ClubBase на виконання запиту не є таким погодженням. Окреме використання даних для навчання потребує належної правової підстави та необхідних погоджень.
6.3. Зберігання запитів і результатів у зовнішнього постачальника залежить від обраної функції, налаштувань інтеграції та застосовних умов API. Ця Політика не гарантує нульового зберігання чи видалення всіх зовнішніх технічних журналів одночасно із закриттям кабінету. ClubBase обмежує передання необхідним обсягом і здійснює належні дії для видалення, коли для цього настають підстави.
6.4. Клієнт використовує функцію лише щодо даних, які вправі передавати для відповідної мети. Не слід додавати паролі, платіжні коди або зайві чутливі відомості. Можливі помилки результатів не усувають обов’язків сторін щодо правомірної обробки даних.
6.5. Перед залученням іншого постачальника ClubBase повідомляє його найменування та істотні умови передання, а за потреби отримує додаткове погодження. Звернення щодо даних у функціях штучного інтелекту подаються за контактами цієї Політики.
7. Зміни та контакти
7.1. ClubBase може оновлювати Політику шляхом публікації нової редакції на сайті із зазначенням дати. Клієнтам рекомендовано перевіряти актуальну редакцію. Обов’язкові повідомлення про зміни надсилаються належним способом; сама публікація не замінює нової згоди, коли вона потрібна.
7.2. Користування Сервісом регулюється Умовами доступу та користування. Ця Політика пояснює обробку персональних даних і не скасовує обов’язкових прав осіб.
7.3. Звернення направляються ФОП Шаповалу Максиму Васильовичу, РНОКПП 3684002118. Адреса: Україна, 01133, м. Київ, вул. Коновальця, буд. 36А, кв. 152. Електронна пошта: [email protected]. Телефон: +38 (096) 449-00-33. Сайт: clubbase.fit.