Запис клієнтів у студії
Програма для запису клієнтів на заняття
Запис у групи й на персональні заняття, абонементи із залишком, відмітка відвідування та нагадування — в одній програмі. ClubBase зроблений для студій, куди ходять групами: танці, фітнес, йога, пілатес, єдиноборства, гімнастика, спортивні школи.
Чому не підходить бʼюті-застосунок
Де ламається програма для запису до майстра.
Більшість програм для запису клієнтів писали під манікюр, перукарню й косметологію. Там один майстер приймає одну людину в один час, і цього достатньо. У студії з груповими заняттями така логіка розсипається в чотирьох місцях.
Запис іде на майстра, а не на групу
Бʼюті-застосунок рахує одного клієнта на один слот. Заняття на дванадцять людей туди не вміщається: доводиться або заводити дванадцять записів, або вести склад групи окремо.
Абонемент нема куди покласти
Разова послуга оплачується на місці. Абонемент на вісім занять живе місяць, заморожується на час хвороби й має залишок, який мусять бачити обидві сторони.
Платить не той, хто ходить
У дитячих групах дитина ходить, а платить мама. Програма з одним полем «клієнт» змушує писати маму в коментар і шукати її там через півроку.
Тренеру треба платити за проведене
Зарплата залежить від того, скільки занять він реально провів і скільки людей на них було. Це рахується з журналу відвідувань, а не з календаря записів.
Що має вміти програма
Шість речей, без яких студія однаково веде зошит.
Якщо програма закриває запис, але не закриває абонементи й відвідування, адміністратор продовжує дублювати дані в таблицю. Тоді програма не економить час, а додає ще одне місце, куди треба заглядати.
Розклад із групами й залами
Повторювані заняття, кілька залів, заміна тренера. Система має попередити про накладку до збереження, а не після того, як дві групи прийшли в один зал.
Місткість групи
Якщо в залі дванадцять місць, тринадцята людина не повинна записатись. Хто не встиг — у лист очікування, і звільнене місце передається наступному.
Абонементи із залишком
Скільки занять лишилось, коли згорає, чи можна заморозити. Залишок має бути один і той самий у клієнта і в адміністратора.
Відмітка відвідування
Одна дія на вході: людина прийшла — візит списався, журнал оновився. Без окремого зошика й вечірньої звірки.
Нагадування клієнту
Повідомлення напередодні заняття зменшує кількість тих, хто просто не прийшов. Клієнт має бачити свій розклад і баланс сам, без дзвінка адміністратору.
Гроші, які видно до джерела
Оплати, борги, повернення й нарахування команді мають вести до конкретного заняття й конкретної людини, а не до окремої таблиці, яку хтось веде вручну.
Як це працює в ClubBase
Один день студії — від заявки до нарахування.
Дія в розкладі одразу змінює те, що бачать адміністратор, тренер, клієнт і власник. Звіряти чати з таблицями не треба.
- 01
Заявка
Людина залишає заявку на пробне. Заявка отримує відповідального й наступний крок, а не зависає в директі.
- 02
Запис у групу
Адміністратор ставить людину в групу. Розклад перевіряє зал, тренера й місткість до збереження.
- 03
Абонемент
Клієнт купує пакет занять. Залишок, строк і можливі заморозки зберігаються в його картці.
- 04
QR на вході
Відмітка оновлює журнал рецепції й залишок абонемента одним рухом. Працює і без інтернету.
- 05
Telegram
Клієнт бачить розклад, баланс і свій QR у боті. Окремий застосунок ставити не треба.
- 06
Нарахування
Зарплата тренера рахується з проведених занять за правилами студії, а суму можна відкрити до її джерела.
Порівняння
Зошит, таблиця, застосунок для запису і ClubBase.
| Що потрібно студії | Зошит | Google-таблиця | Бʼюті-застосунок | ClubBase |
|---|---|---|---|---|
| Розклад груп і залів | на папері | вручну | слоти на майстра | групи, зали, повтори, заміни |
| Перевірка накладок | немає | немає | по майстру | до збереження заняття |
| Місткість і лист очікування | немає | вручну | рідко | є |
| Абонементи із залишком | немає | формули | часто немає | пакети, безліміти, заморозки |
| Клієнт, опікун і платник окремо | немає | немає | немає | три ролі в одній картці |
| Відмітка відвідування | вручну | вручну | вручну | QR, online і offline |
| Нагадування клієнту | дзвінок | вручну | SMS або пуш | Telegram-бот |
| Нарахування тренерам | калькулятор | формули | немає | з проведених занять |
Чесно
Коли така програма вам не потрібна.
- Ви працюєте самі й ведете до десяти клієнтів. Зошит і нагадування в телефоні дешевші й швидші.
- Усі заняття персональні, абонементів немає, платять на місці. Тоді вистачить застосунку для запису на слот.
- Ви щойно відкрились і ще не знаєте, які групи лишаться. Спершу нехай стабілізується розклад.
У решті випадків рахунок простий: одна людина, яка не прийшла на заняття через забуте нагадування, коштує дорожче за місяць програми.
Питання про ціну
А чи є безкоштовна програма?
Є, і для частини бізнесів її вистачає надовго. Ми зібрали окремо, що саме безкоштовне, де воно впирається у студії з групами й абонементами і скільки коштує вийти за цю межу: безкоштовна програма для запису клієнтів.
За форматом студії
Як запис виглядає у вашому форматі.
Часті запитання.
Чим програма для студії відрізняється від застосунку для запису клієнтів?
Застосунок для запису ставить одну людину в один слот до одного майстра. Студії потрібні групи з місткістю, абонементи із залишком і окремі ролі клієнта, опікуна та платника. Звідси й різниця: у студійній програмі запис — це лише початок ланцюжка, а не вся робота.
Чи можна записувати і на групові, і на персональні заняття?
Так. Групові й індивідуальні заняття живуть в одному розкладі, тож зайнятість залу й тренера видно разом.
Як клієнт записується сам?
Клієнт бачить розклад, свій баланс і QR у Telegram-боті. Окремий застосунок ставити не треба, бот ClubBase входить у тариф.
Що буде, якщо в групі закінчились місця?
Система не дасть записати зайву людину. Її можна поставити в лист очікування й передати їй місце, коли хтось скасує.
Чи рахує програма зарплату тренерам?
Так. Нарахування спирається на проведені заняття та правила студії, а кожну суму можна відкрити до її джерела.
Скільки це коштує?
Вартість залежить від кількості активних учнів і починається від $9 на місяць. Перші 14 днів безкоштовно, картка не потрібна.
Заведіть свій розклад і подивіться.
14 днів без картки. Перенесемо вашу таблицю з клієнтами, якщо вона вже є.