Зберіть усі джерела в один список
Почніть із переліку файлів, сервісів і чатів, якими команда користується зараз. Біля кожного джерела вкажіть відповідальну людину, дату останнього оновлення та процес, який там ведеться.
Дублікати на цьому етапі нормальні. Завдання інвентаризації — побачити повну картину й вирішити, яке джерело вважається головним для кожного типу даних.
- клієнти, діти, батьки та платники;
- групи, спеціалісти, локації й зали;
- розклад і майбутні перенесення;
- пакети, залишки, заморозки та борги;
- оплати й домовленості, які впливають на роботу.
Домовтеся про правила до очищення
Одна людина може бути записана як «Олена мама Марка», «Олена» і номер телефону. Автоматичне об’єднання за ім’ям тут небезпечне. Спочатку визначте, які поля справді ідентифікують запис і хто вирішує спірні випадки.
Так само узгодьте формат телефону, написання локацій, статуси клієнтів і дату, з якої переносите фінансові дані. Правило має бути записане поруч із файлом перенесення, щоб перевірка не залежала від пам’яті однієї людини.
Збережіть зв’язки між людьми та діями
Рядок із телефоном не пояснює, хто відвідує заняття і хто платить. Під час підготовки даних окремо позначте людину, яка відвідує заняття, контактну особу та платника. Для груп і пакетів потрібні такі самі явні зв’язки.
Коментарі варто розібрати за змістом. Частину можна перенести в структуровані поля, частину — у примітку. Застарілі нагадування та випадкові службові позначки краще залишити в архіві.
Зробіть тестовий імпорт на невеликій вибірці
Оберіть записи з різними ситуаціями: сім’я з кількома дітьми, персональний клієнт, активний пакет, борг, заморозка й майбутнє заняття. Після імпорту пройдіть їх вручну від картки людини до розкладу та балансу.
Перевіряйте не лише кількість рядків. Порівняйте зв’язки, дати, суми, статуси та історію, яку команда використовує в роботі. Якщо правило імпорту змінюється, повторіть тест на чистому наборі.
Призначте момент переходу
Виберіть дату й час, після яких нові записи роблять лише в CRM. Перед фінальним перенесенням збережіть резервну копію вихідних файлів та обмежте випадкове редагування старих таблиць.
Команда має знати, куди повідомляти про розбіжність і хто приймає рішення щодо виправлення. Старе джерело краще залишити доступним лише для читання на погоджений період.
Перевірте перший робочий цикл
Після запуску звірте найближчі заняття, активні пакети, залишки, борги та права команди. Потім проведіть кілька реальних операцій: новий запис, оплату, відмітку й перенесення.
Автоматичні інструменти можуть прискорити зіставлення полів і пошук підозрілих дублів. Правила об’єднання, фінансові залишки та спірні зв’язки все одно підтверджує відповідальна людина студії.
- підсумки збігаються з контрольним файлом;
- зв’язки між людьми збережені;
- майбутній розклад відкривається без конфліктів;
- кожна роль бачить лише потрібні їй дані;
- команда знає, як виправити знайдену помилку.
Один наступний крок
Якість перенесення визначає не швидкість завантаження файлу, а те, чи може команда наступного дня продовжити роботу без здогадок і подвійного обліку.
Розібрати свій сценарій на демо
