Почніть із людини, яка відвідує заняття
Перед створенням нової картки пошукайте людину в наявному списку. Якщо запис уже є, відкрийте його й звірте дані. У дитячій групі картка має називати дитину, яка відвідує заняття; дані дорослого варто зберігати як окремий зв’язок.
У ClubBase картка показує дату народження, джерело звернення та дату приєднання до студії. Якщо значення невідоме, уточніть його під час розмови. Приблизна дата або випадкове джерело потім виглядатимуть як перевірений факт.
Розділіть контакти й відповідальних
| Блок | Для чого потрібен | Контрольне питання |
|---|---|---|
| Контакти | Телефон та email для зв’язку. | Кому належить цей номер або адреса? |
| Відповідальні | Зв’язок з опікуном, платником або людиною в обох ролях. | Хто відповідає за комунікацію, а хто за оплату? |
| Дата народження | Збереження точної дати. | Це підтверджена дата чи припущення? |
| Звідки прийшли | Джерело знайомства зі студією. | Це відповідь людини чи службова здогадка? |
У блоці «Відповідальні» можна додати зв’язок і позначити ролі «опікун», «платник» або обидві. Так адміністратор бачить, до кого звертатися, без довгих приміток на кшталт «платить тато, писати мамі».
Додайте фото після згоди
Фото допомагає команді впізнати людину. У блоці «Фото й дані» його завантажують окремим файлом: зображення з Telegram автоматично не переноситься.
- Підготуйте JPEG, PNG або WebP розміром до 256 КБ.
- Виберіть файл і підтвердьте явну згоду на зберігання фото лише після її отримання.
- Натисніть «Зберегти фото» та перевірте зображення в картці.
Якщо фото не завантажилося, скористайтеся «Повторити». Решта доступних даних картки залишається відкритою. Якщо збереження відхилено, перевірте формат і розмір файлу перед повторною спробою.
Залиште зрозумілий наступний крок
Після розмови відкрийте «Історію взаємодій». «+ Розмова» зберігає контекст спілкування, а «+ Задача» допомагає зафіксувати наступну дію. Записуйте домовленість конкретно: що потрібно уточнити або підготувати.
Підключення Telegram перевірте окремо в картці. Наявність номера телефону не дорівнює підключеному боту. Для цього є особисте запрошення з картки.
Передайте картку іншому адміністратору
Попросіть колегу без ваших підказок знайти контакт для зв’язку, платника й останню домовленість. Якщо доводиться пояснювати все усно, доповніть потрібний блок. Це проста перевірка того, чи може наступна зміна продовжити роботу.
Для перенесення великого списку спочатку підготуйте правила роботи з даними та зв’язками. Можливості карток, родин і груп зібрані в огляді роботи з клієнтами.
Один наступний крок
Відкрийте одну наявну картку. Звірте, чи зрозуміло, кому належать контакти, хто є відповідальним і яку дію команда має зробити наступною.
Переглянути демо CRM
