Соберите все источники в один список
Начните со списка файлов, сервисов и чатов, которыми команда пользуется сейчас. Рядом с каждым источником укажите ответственного, дату последнего обновления и процесс, который там ведется.
Дубликаты на этом этапе нормальны. Задача инвентаризации — увидеть полную картину и решить, какой источник считается главным для каждого типа данных.
- клиенты, дети, родители и плательщики;
- группы, специалисты, локации и залы;
- расписание и будущие переносы;
- пакеты, остатки, заморозки и долги;
- оплаты и договоренности, которые влияют на работу.
Договоритесь о правилах до очистки
Один человек может быть записан как «Елена мама Марка», «Елена» и номер телефона. Автоматическое объединение по имени здесь опасно. Сначала определите, какие поля действительно идентифицируют запись и кто решает спорные случаи.
Так же согласуйте формат телефона, написание локаций, статусы клиентов и дату, с которой переносите финансовые данные. Правило должно быть записано рядом с файлом переноса, чтобы проверка не зависела от памяти одного человека.
Сохраните связи между людьми и действиями
Строка с телефоном не объясняет, кто ходит на занятия и кто платит. При подготовке данных отдельно отметьте человека, который посещает занятия, контактное лицо и плательщика. Для групп и пакетов нужны такие же явные связи.
Комментарии стоит разобрать по смыслу. Часть можно перенести в структурированные поля, часть — в примечание. Устаревшие напоминания и случайные служебные пометки лучше оставить в архиве.
Сделайте тестовый импорт на небольшой выборке
Выберите записи с разными ситуациями: семья с несколькими детьми, персональный клиент, активный пакет, долг, заморозка и будущее занятие. После импорта пройдите их вручную от карточки человека до расписания и баланса.
Проверяйте не только количество строк. Сравните связи, даты, суммы, статусы и историю, которой команда пользуется в работе. Если правило импорта меняется, повторите тест на чистом наборе.
Назначьте момент перехода
Выберите дату и время, после которых новые записи делают только в CRM. Перед финальным переносом сохраните резервную копию исходных файлов и ограничьте случайное редактирование старых таблиц.
Команда должна знать, куда сообщать о расхождении и кто решает, как его исправить. Старый источник лучше оставить доступным только для чтения на согласованный срок.
Проверьте первый рабочий цикл
После запуска сверьте ближайшие занятия, активные пакеты, остатки, долги и права команды. Затем проведите несколько реальных операций: новую запись, оплату, отметку и перенос.
Автоматические инструменты могут ускорить сопоставление полей и поиск подозрительных дублей. Правила объединения, финансовые остатки и спорные связи все равно подтверждает ответственный человек в студии.
- итоги совпадают с контрольным файлом;
- связи между людьми сохранены;
- будущее расписание открывается без конфликтов;
- каждая роль видит только нужные ей данные;
- команда знает, как исправить найденную ошибку.
Один следующий шаг
Качество переноса определяет не скорость загрузки файла, а то, сможет ли команда на следующий день продолжить работу без догадок и двойного учета.
Разобрать свой сценарий на демо
